VeriFactu para gestorías: fechas y cómo preparar a tus clientes
Contenido del artículo
- Qué es VeriFactu y por qué te afecta como técnico de gestoría
- El matiz que casi nadie explica bien: obligatorio vs. voluntario
- VeriFactu no es la factura electrónica obligatoria (la confusión número uno)
- Fechas oficiales de VeriFactu: el calendario tras el aplazamiento a 2027
- ¿A quién obliga y quién se queda fuera?
- Cómo preparar a tus clientes paso a paso
- Qué mirar en un software de facturación adaptado a VeriFactu
- Conclusión: anticípate y conviértelo en servicio
La primera consulta sobre VeriFactu que entró en el despacho no fue de un cliente: fue de un compañero, a media campaña, preguntando “¿esto de VeriFactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria o son cosas distintas?”. Y esa, precisamente, es la duda que más veces vas a tener que resolver este año y el que viene. Porque se mezclan dos normativas diferentes, las fechas se han movido, y cada cliente que factura con un programa va a acabar preguntándote a ti.
Esta guía está pensada para el día a día de una gestoría o asesoría: qué es VeriFactu, en qué se diferencia de la factura electrónica B2B, las fechas oficiales tras el aplazamiento a 2027, a quién obliga y, sobre todo, cómo preparar a tu cartera de clientes sin que te pille el toro.
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Qué es VeriFactu y por qué te afecta como técnico de gestoría
VeriFactu nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y se desarrolla en el Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Su objetivo es acabar con el software de doble uso —esos programas que permitían llevar una caja “oficial” y otra que no— exigiendo que cualquier sistema informático de facturación (SIF) genere registros que no se puedan alterar ni borrar sin dejar rastro.
En la práctica, un software conforme a VeriFactu tiene que:
- Generar un registro de facturación por cada factura, encadenado con el anterior mediante una huella (hash), de modo que no se pueda modificar uno sin romper la cadena.
- Conservar esos registros y mantenerlos a disposición de la AEAT.
- Incluir un código QR en la factura y la mención correspondiente.
- Poder funcionar en una de las dos modalidades que explico justo abajo.
¿Por qué te afecta a ti, que trabajas en la gestoría y no eres quien emite las facturas del cliente? Porque tú eres la primera línea de consulta. Tus clientes te van a preguntar si su programa “vale”, qué tienen que hacer y para cuándo. Y los que facturan con Excel o con un software antiguo van a necesitar migrar. Anticiparte a eso es, además de un servicio, una oportunidad para reforzar la relación.
El matiz que casi nadie explica bien: obligatorio vs. voluntario
Aquí hay una confusión muy extendida que conviene que domines. Lo obligatorio es que el software de facturación cumpla el reglamento. Lo que es voluntario es elegir entre sus dos modalidades:
- Modalidad VERI*FACTU: el programa remite automáticamente cada registro de facturación a la AEAT en el momento de emitir. A cambio de esa transparencia, el contribuyente disfruta de ciertas simplificaciones y una presunción de cumplimiento.
- Modalidad “no VERI*FACTU” (SIF): el programa no envía los registros en tiempo real, pero debe firmarlos electrónicamente, conservarlos y tenerlos disponibles si la Administración los requiere.
Dicho de otra forma: nadie está obligado a enviar sus facturas a Hacienda en tiempo real, pero todo el mundo que facture con software sí está obligado a usar un programa adaptado. Este matiz resuelve la mitad de las dudas que te van a plantear.
VeriFactu no es la factura electrónica obligatoria (la confusión número uno)
Si solo te llevas una idea de este artículo, que sea esta: VeriFactu y la factura electrónica B2B son dos normativas distintas.
| VeriFactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| De dónde viene | Ley Antifraude (Ley 11/2021) y RD 1007/2023 | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
| Qué regula | Cómo debe ser el software de facturación (registros inalterables, huella, QR) | Que las facturas entre empresas se emitan e intercambien en formato electrónico estructurado |
| A quién afecta | A quien factura con un sistema informático | A las operaciones B2B entre empresarios y profesionales |
| Estado del calendario | Fechas fijadas: 2027 (ver abajo) | Pendiente de su desarrollo reglamentario; los plazos cuentan desde su publicación |
Que estén relacionadas (las dos van hacia un control más digital de la facturación) no significa que sean lo mismo. VeriFactu va de cómo se genera y conserva cada factura; la factura electrónica B2B va de en qué formato se intercambia entre empresas. Para la factura electrónica B2B, el mecanismo previsto es que las grandes empresas (facturación superior a 8 millones de euros) la tengan obligatoria un año después de publicarse la orden ministerial técnica, y el resto, dos años después. Tienes el detalle de esa segunda norma en nuestra guía de factura electrónica B2B obligatoria para gestorías. Como su calendario depende de una orden aún por publicar, conviene tratar cualquier fecha que circule como provisional y confirmarla en su momento.
Fechas oficiales de VeriFactu: el calendario tras el aplazamiento a 2027
Este es el dato que más te van a pedir, así que va con su fuente. Las fechas se aplazaron mediante el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (publicado en el BOE el 3 de diciembre de 2025), que modificó el calendario original de 2026. Quedan así:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: su software debe estar adaptado antes del 1 de enero de 2027.
- Resto de obligados (autónomos y demás contribuyentes que facturen con sistema informático): antes del 1 de julio de 2027.
El periodo previo a cada una de esas fechas funciona como una etapa de adaptación y pruebas: se pueden enviar registros de prueba con un sistema tipo VERI*FACTU y seguir facturando con otros medios hasta que llegue la fecha límite que aplique.
Una recomendación de despacho: no esperes a 2027. Aunque la fecha parezca lejana, una cartera de clientes no se migra en una semana. Lo razonable es empezar a clasificar y avisar a lo largo de 2026. Y, como con cualquier plazo, contrasta siempre la fecha vigente en la Sede Electrónica de la AEAT antes de comunicársela a un cliente: este tipo de calendarios ya se ha movido una vez.
¿A quién obliga y quién se queda fuera?
Para organizar tu cartera, esta es la foto general:
Están obligados (deben usar software adaptado):
- Sociedades y demás contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.
- Autónomos y profesionales que emitan facturas mediante un programa informático (incluido quien lo hace con plantillas de Excel o Word, que no generan registros conformes).
Quedan fuera o tienen un régimen distinto:
- Quienes ya están acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información), que llevan su propio sistema de remisión a la AEAT y están excluidos de VeriFactu.
- Quien factura sin ningún sistema informático (a mano, en papel). En la práctica es cada vez más residual, pero existe.
- Operaciones y sujetos con regímenes especiales: aquí conviene revisar caso por caso.
Si algún cliente tiene dudas sobre su encaje exacto (regímenes especiales, actividades concretas), es justo el tipo de detalle que debe confirmarse en la fuente oficial y no darse por supuesto.
Cómo preparar a tus clientes paso a paso
Esta es la parte accionable. Un plan sencillo que puedes aplicar sobre tu cartera sin volverte loco:
- Segmenta tu cartera por fecha. Separa los clientes en dos grupos: los que tributan por Sociedades (límite 1 de enero de 2027) y el resto (límite 1 de julio de 2027). Marca aparte a los que están en SII, que no entran.
- Identifica con qué facturan hoy. Haz una columna rápida: software moderno (probablemente ya se actualizará solo), software antiguo, Excel/Word, o papel. Los dos del medio son tu prioridad: son los que tendrán que cambiar.
- Avisa con tiempo y por escrito. Una comunicación clara —correo o circular— explicando qué es VeriFactu, qué fecha le aplica y qué tiene que hacer. Reutiliza la misma plantilla para todos cambiando los datos entre corchetes. (Si quieres, puedes apoyarte en una herramienta de IA para redactar el borrador de esa circular; el criterio y la revisión los pones tú.)
- Para quien tenga que migrar, recomienda software adaptado. Aquí es donde aportas valor real: orientar hacia un programa de facturación que ya cumpla VeriFactu, fácil de usar para un autónomo y que te facilite a ti el trabajo de gestoría. Herramientas en la nube como Quipu están pensadas precisamente para autónomos y pymes y se adaptan a la normativa, lo que te ahorra soporte después.
- Confirma que el proveedor declara cumplimiento. Antes de recomendar nada, comprueba que el fabricante indica expresamente que su producto se ajusta al reglamento (la famosa “declaración responsable”). No te fíes de un “sí, ya lo cumple” de palabra.
Convertir esto en un pequeño proceso interno —una hoja de seguimiento por cliente con su fecha, su software actual y su estado (avisado / migrado)— evita que se te escape nadie y te deja una foto clara de por dónde vas.
Qué mirar en un software de facturación adaptado a VeriFactu
Cuando un cliente te pregunte “¿y cuál me recomiendas?”, estos son los criterios que de verdad importan desde la óptica de la gestoría:
- Que declare cumplimiento del RD 1007/2023. Es el filtro de entrada. Sin eso, descártalo.
- Que genere el QR y los registros encadenados sin que el cliente tenga que hacer nada técnico.
- Que exporte fácilmente a un formato que tú puedas volcar en tu software de gestión (A3, etc.). Te ahorra horas de transcripción.
- Que sea sencillo para el cliente final. Un autónomo no quiere un ERP: quiere emitir su factura en dos clics. Cuanto más simple, menos soporte para ti.
- Soporte y actualizaciones. La normativa se mueve (lo acabamos de ver con el aplazamiento). Un proveedor que mantiene el producto al día es oro.
Soluciones en la nube orientadas a autónomos y pymes —entre ellas Quipu— suelen marcar bien estas casillas porque se actualizan solas y no dependen de que el cliente instale nada. Si tienes clientes con necesidades más amplias (contabilidad completa, varias sociedades), puede que te interese comparar opciones; lo vemos en nuestra guía de mejores softwares de contabilidad para empresas y pymes.
Conclusión: anticípate y conviértelo en servicio
VeriFactu no es un trámite que vaya a desaparecer, pero tampoco es el cataclismo que algunos venden. Es un cambio de software con fechas claras —1 de enero de 2027 para Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto— y una cartera de clientes a la que hay que avisar y, en parte, migrar.
La gestoría que se anticipa no solo evita las prisas de última hora: convierte la obligación en un motivo de contacto con el cliente y en una recomendación de valor. Empieza esta semana por lo más sencillo: segmenta tu cartera por fecha y marca quién factura con Excel o software antiguo. Esos son los que más te lo van a agradecer.
Y recuerda la regla de oro de cualquier dato con fecha en este sector: antes de comunicar un plazo a un cliente, confírmalo en la Sede Electrónica de la AEAT. La normativa ya se movió una vez; mejor que te pille informado.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?
Tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre (BOE de 3 de diciembre de 2025), los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener su software de facturación adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados (autónomos incluidos) antes del 1 de julio de 2027. Verifica siempre la fecha en la Sede Electrónica de la AEAT antes de comunicarla a un cliente.
¿VeriFactu es obligatorio para autónomos?
Sí, salvo excepciones. Si un autónomo emite sus facturas con un programa informático, ese software debe cumplir el reglamento antes del 1 de julio de 2027. Quedan fuera quienes ya están en el SII y, en la práctica, quien factura sin ningún sistema informático (a mano). Quien usa Excel u otro programa sí está afectado.
¿VeriFactu y la factura electrónica B2B obligatoria son lo mismo?
No. VeriFactu (Ley Antifraude) regula cómo debe ser el software de facturación para garantizar registros inalterables. La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) regula que las facturas entre empresas se emitan e intercambien en formato electrónico estructurado. Son dos normativas distintas, con calendarios distintos.
¿Qué pasa si mi cliente factura con Excel?
Excel por sí solo no genera registros conformes a VeriFactu (encadenados, con huella y, en su caso, remisión a la AEAT). Si tu cliente factura con una hoja de cálculo, tendrá que migrar a un programa de facturación adaptado antes de la fecha que le aplique. Es uno de los avisos que conviene dar con tiempo.