Factura electrónica B2B obligatoria: guía para gestorías
Contenido del artículo
- Qué es la factura electrónica B2B obligatoria (y de dónde sale)
- Factura electrónica B2B vs VeriFactu: no los mezcles
- ¿Cuándo entra en vigor? Los plazos del RD 238/2026
- ¿A quién obliga y quién queda fuera?
- Cómo funcionará en la práctica: formatos y plataformas
- La gran novedad: comunicar los estados de la factura
- Qué debe hacer tu despacho para preparar la cartera
- Conclusión: dos normas, un mismo plan
Veníamos del lío de VeriFactu y, cuando parecía que la cosa se calmaba, se publicó en el BOE el reglamento de la factura electrónica obligatoria entre empresas. Resultado: otra tanda de clientes preguntando lo mismo —“¿esto también me afecta?, ¿es lo de antes o algo nuevo?, ¿para cuándo?”—. Si trabajas en una gestoría, esta es la segunda gran ola normativa que te va a tocar gestionar, y conviene tenerla clara antes de que te lleguen las prisas.
En esta guía te cuento, en lenguaje de despacho, qué es la factura electrónica B2B obligatoria según el Real Decreto 238/2026, en qué se diferencia de VeriFactu, los plazos reales, a quién obliga, cómo va a funcionar y —lo más importante para tu día a día— qué debes hacer para preparar a tu cartera.
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Qué es la factura electrónica B2B obligatoria (y de dónde sale)
La obligación nace de la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y por fin tiene su desarrollo reglamentario: el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Su idea de fondo es doble: digitalizar el intercambio de facturas entre empresas y, sobre todo, reducir la morosidad dando trazabilidad a todo el ciclo (cuándo se emite, se entrega, se acepta y se paga una factura).
Lo esencial es que la factura entre empresarios y profesionales deja de poder ser un PDF o un papel: tendrá que ser un mensaje electrónico estructurado que las máquinas puedan leer y procesar de forma automática. Eso permite a la Administración —y a las propias empresas— saber en qué punto está cada factura.
Factura electrónica B2B vs VeriFactu: no los mezcles
Esta es la confusión número uno, así que la dejo zanjada de entrada. Son dos cosas distintas:
| VeriFactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Norma | Ley Antifraude + RD 1007/2023 | Ley Crea y Crece + RD 238/2026 |
| Qué regula | Cómo debe ser el software: registros inalterables, encadenados, con huella y QR | El formato en que las empresas se intercambian las facturas (estructurado) |
| Objetivo | Luchar contra el fraude (software de doble uso) | Digitalizar el B2B y reducir la morosidad |
| Calendario | 2027 (Sociedades 1 ene; resto 1 jul) | Cuenta desde la orden ministerial; 1 o 2 años según facturación |
En resumen: VeriFactu mira hacia dentro del programa (que no se puedan trucar los registros); la factura electrónica B2B mira hacia fuera (cómo viaja la factura de una empresa a otra). Si quieres el detalle de la primera, lo tienes en nuestra guía de VeriFactu para gestorías. Un mismo cliente puede estar afectado por las dos, y ahí es donde tu papel de asesor marca la diferencia.
¿Cuándo entra en vigor? Los plazos del RD 238/2026
Aquí está el matiz que evita meter la pata. El reglamento ya está publicado, pero eso no significa que el reloj haya empezado a correr. Los plazos no arrancan con el RD, sino con la orden ministerial de desarrollo técnico, prevista antes del 1 de julio de 2026. A partir de su publicación:
- Empresas y autónomos con facturación anual superior a 8 millones de euros: obligatorio 1 año después.
- Resto de empresarios y profesionales: obligatorio 2 años después.
Es decir, el grueso de los autónomos y pymes que tiene una gestoría detrás dispondrá de dos años desde que se publique la orden. No es para mañana, pero tampoco es excusa para no empezar a clasificar la cartera: como con VeriFactu, lo que no conviene es dejarlo todo para el último trimestre. Y, dado que la fecha exacta depende de esa orden ministerial aún por publicar, confirma siempre el plazo vigente en la Sede Electrónica de la AEAT antes de comunicárselo a un cliente.
¿A quién obliga y quién queda fuera?
La regla es sencilla de explicar al cliente:
Están obligados: todos los empresarios y profesionales cuando facturan a otro empresario o profesional establecido en España. Eso es lo que significa “B2B” (business to business). No hay umbral mínimo de facturación que te libre; lo que cambia con el tamaño es el plazo para adaptarse, no la obligación.
Quedan fuera:
- Las facturas a consumidores finales (B2C): si tu cliente vende al particular de la calle, esa operación no entra.
- Las operaciones con quien no está establecido en España.
- Determinados supuestos y facturas simplificadas por debajo de los umbrales reglamentarios.
Para tu cartera, esto se traduce en una primera criba útil: el comercio puramente B2C tiene mucho menos de qué preocuparse por esta norma en concreto, mientras que cualquier cliente que facture a otras empresas (proveedores de servicios, mayoristas, subcontratas, profesionales) está de lleno dentro.
Cómo funcionará en la práctica: formatos y plataformas
Tres piezas que conviene entender para responder con solvencia:
1. El formato. La factura tendrá que ser un mensaje estructurado conforme a la norma europea EN 16931, en alguna de las sintaxis admitidas: Facturae, UBL, CII o EDIFACT. La sintaxis de referencia de la solución pública es UBL. Para el cliente, la buena noticia es que de esto se encarga su programa de facturación: él no tiene que saber qué es UBL, solo usar un software que lo genere.
2. La plataforma pública de la AEAT. Existirá una Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE), gratuita, que actúa como canal alternativo y como repositorio universal del sistema. Cualquiera podrá emitir y recibir facturas a través de ella sin coste.
3. Las plataformas privadas. Las empresas podrán seguir usando plataformas o software privados (suele ser más cómodo e integrado). El detalle importante: aunque uses una plataforma privada, deberás enviar también una copia de cada factura en formato UBL a la plataforma pública. Es decir, lo público y lo privado conviven, pero la AEAT siempre tiene su copia.
Para la mayoría de autónomos y pymes, lo práctico será apoyarse en un software de facturación en la nube que ya soporte el formato estructurado y se conecte con la plataforma pública sin que el cliente tenga que pelearse con nada técnico. Herramientas como Quipu, orientadas a autónomos y pymes, son el tipo de solución que reduce el dolor de cabeza (y tu soporte posterior). Si manejas clientes con necesidades más amplias, te puede venir bien comparar opciones en nuestra guía de softwares de contabilidad para empresas y pymes.
La gran novedad: comunicar los estados de la factura
Si hay algo que distingue a esta norma de “simplemente mandar la factura en otro formato”, es esto: el sistema obliga a informar de los estados de la factura. El receptor (quien recibe la factura) tendrá que comunicar:
- La aceptación o el rechazo comercial de la factura.
- El pago efectivo y su fecha.
Y deberá hacerlo en un plazo breve desde cada hito (los desarrollos técnicos manejan un plazo de unos días hábiles; conviene confirmar el dato exacto cuando se publique la orden). Esa información alimenta a la Administración para medir los plazos de pago reales entre empresas: es el corazón de la lucha contra la morosidad que persigue la Ley Crea y Crece.
¿Qué significa esto para una gestoría? Que no basta con que el cliente emita bien sus facturas: también va a tener que gestionar los estados de las que recibe. Es trabajo administrativo recurrente nuevo, y ahí hay una oportunidad clara de servicio para tu despacho (asistir o llevar esa gestión por el cliente). Conviene que lo tengas en el radar desde ya.
Qué debe hacer tu despacho para preparar la cartera
Un plan sencillo, en la línea del que ya aplicas para VeriFactu:
- Cruza esta norma con VeriFactu. Muchos clientes estarán afectados por ambas. Lleva una única hoja de seguimiento por cliente con las dos columnas (estado VeriFactu / estado factura-e B2B) para no duplicar avisos ni dejarte a nadie.
- Separa B2B de B2C. Marca quién factura a empresas (afectado) y quién solo al consumidor final (margen mucho mayor). Esto te ordena las prioridades.
- Revisa el software de cada cliente. ¿Su programa generará formato estructurado y se conectará con la plataforma pública? Los que usan Excel o herramientas antiguas serán, otra vez, los que tendrán que migrar.
- Anticipa la gestión de estados. Explica al cliente que tendrá que comunicar aceptaciones y pagos, y decide quién lo hará: él o tu despacho. Es una conversación que conviene tener pronto.
- Comunica con tiempo y por escrito. Una circular clara, reutilizable, explicando qué es, qué plazo le aplica y qué tiene que preparar. Puedes apoyarte en una herramienta de IA para redactar el borrador; el criterio lo pones tú.
Conclusión: dos normas, un mismo plan
La factura electrónica B2B y VeriFactu son normativas distintas, pero para tu despacho forman parte del mismo movimiento: la facturación se vuelve digital, trazable y conectada con Hacienda. La buena noticia es que puedes gestionarlas con un solo plan: una cartera segmentada, un software adecuado por cliente y una comunicación clara y anticipada.
Empieza esta semana por lo más simple: identifica quién de tu cartera factura a otras empresas y con qué software lo hace. Esos clientes son los que antes te lo van a agradecer. Y, como siempre con cualquier fecha en este sector, antes de comunicar un plazo, confírmalo en la Sede Electrónica de la AEAT: aquí el reloj depende de una orden ministerial que aún tiene que publicarse.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B?
El Real Decreto 238/2026 está publicado, pero los plazos no empiezan a contar hasta que se publique la orden ministerial técnica, prevista antes del 1 de julio de 2026. Una vez publicada, será obligatoria un año después para empresas y autónomos con facturación superior a 8 millones de euros, y dos años después para el resto. Confirma siempre la fecha vigente en la AEAT.
¿La factura electrónica B2B es lo mismo que VeriFactu?
No. VeriFactu (Ley Antifraude) regula cómo debe ser el software de facturación para que los registros sean inalterables. La factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece, RD 238/2026) regula que las facturas entre empresas se emitan e intercambien en un formato electrónico estructurado. Son normativas distintas con calendarios distintos.
¿Afecta a las facturas que emito a particulares?
No. La obligación es solo para operaciones B2B, es decir, cuando el destinatario también es empresario o profesional establecido en España. Las facturas a consumidores finales (B2C) quedan fuera de esta obligación.
¿Tendré que comunicar cuándo pago una factura?
Sí. La gran novedad del sistema es que el receptor debe comunicar los estados de la factura (aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo con su fecha) en un plazo breve. Es una obligación pensada para combatir la morosidad y conviene tenerla muy presente al organizar el proceso del cliente.